Sahadaki Kâğıt Formlardan Bir Bilgi Yönetim Sistemine

19 Ağustos 2026’da aslında oldukça basit bir fikirle başladım.

Gaziantep İyilik Hareketi’nin saha çalışmalarında kullandığımız matbu formları dijital ortama taşısak nasıl olurdu?

Sahaya çıkan ekipler ailelerle görüşüyor, çeşitli bilgileri kâğıt formlara kaydediyor, fotoğraflar çekiyor, gerektiğinde ayni yardım teslim tutanakları veya yayın izin belgeleri düzenliyordu. Bunların daha sonra saklanması, arşivlenmesi ve gerektiğinde yeniden bulunması ise doğal olarak ayrı bir iş yükü yaratıyordu.

Benim ilk derdim büyük bir “bilgi yönetim sistemi” kurmak değildi.

İstediğim şey daha basitti:

Sahadaki kâğıt formları telefondan doldurulabilir hale getirmek ve ortaya çıkan kayıtları düzenli biçimde bulutta saklamak.

İYİBİS’in hikâyesi böyle başladı.

Sonra şu soru ortaya çıktı: Madem sahayı dijitalleştirdik, arşiv neden hâlâ ayrı?

Saha Otomasyonu çalışmaya başlayınca projenin yönünü değiştiren asıl fikir ortaya çıktı.

Sahada yeni üretilen veriyi dijital olarak tutabiliyorduk. Fakat derneğin yıllar içinde oluşmuş aile arşivi hâlâ farklı tablolar, kayıtlar ve çalışma biçimleri üzerinden yönetiliyordu.

Bir noktada kendi kendime şu soruyu sordum:

İYİBİS’in ikinci ve çok daha büyük aşaması böyle başladı.

Bu kez hedef yalnızca form dijitalleştirmek değildi. Derneğin aile arşivini yaşayan bir otomasyona dönüştürmek istiyordum.

Aile Otomasyonu doğuyor

Aile Otomasyonu ilk olarak mevcut aile kayıtlarını daha düzenli görüntüleyebileceğimiz merkezi bir panel olarak şekillendi.

Fakat proje geliştikçe “aile listesi” tutmanın yeterli olmadığı çok hızlı biçimde ortaya çıktı.

Bir aile yalnızca adı, telefonu ve adresinden ibaret değildi.

Ailenin ihtiyaç durumu, hane yapısı, çocukları, gelir-gider bilgileri, daha önce aldığı yardımlar, saha notları, belgeleri ve zaman içinde alınmış farklı kararlar vardı.

Dolayısıyla sistemin yalnızca bir veritabanı değil, ailenin dernekle olan bütün ilişkisini izleyen bir yapı olması gerekiyordu.

Böylece Aile Detayı dediğimiz merkezi kart ortaya çıktı.

Bir aileye ait temel bilgiler, ekonomik durum, çocuklar, notlar, değerlendirmeler, belgeler ve yardım geçmişi tek noktada toplanmaya başladı.

Bu aşamadan sonra Saha Otomasyonu ile Aile Otomasyonu artık iki ayrı proje olmaktan çıktı.

Asıl önemli adım, ikisini birbirine bağlamak oldu.

Sahadan yönetime, yönetimden yeniden sahaya

Sistem giderek bir iş akışına dönüştü.

Böylece başlangıçta yalnızca “kâğıt formu telefona taşıma” fikriyle başlayan proje, giderek derneğin saha ve aile süreçlerini birbirine bağlayan bir otomasyona dönüştü.

Fakat burada başka bir eksiklik ortaya çıktı.

Dernek yalnızca sahada karşılaştığı ailelerle çalışmıyordu. Vatandaşlardan doğrudan yardım başvuruları da geliyordu.

Bu nedenle sistemin üçüncü büyük halkası ortaya çıktı.

Web başvuruları da sisteme giriyor

Vatandaşların internet üzerinden yardım başvurusu yapabildiği ayrı bir başvuru formu geliştirdim.

Başvuru yapıldığında kayıt doğrudan Yeni Başvurular ekranına geliyor.

Buradan yönetim başvuruyu inceleyebiliyor. Başvuru doğrudan onaylanabiliyor, reddedilebiliyor veya saha incelemesine gönderilebiliyor.

Sahaya gönderildiğinde ise süreç yeniden Saha Otomasyonuna bağlanıyor.

Sonunda şöyle bir zincir oluştu:

İYİBİS’in gerçek anlamda bir “sistem” haline geldiği nokta bence burasıydı.

İYİBİS bugün ne yapıyor?

Bugün İYİBİS’i tek cümleyle tarif etmem gerekirse şöyle söylerim:

Gaziantep İyilik Hareketi’nin başvurudan saha çalışmasına, aile değerlendirmesinden yardım ve belge takibine kadar uzanan operasyonel hafızasını tek sistemde tutuyor.

Sistem içerisinde onaylı aileler, reddedilen aileler, yeni başvurular ve saha ziyareti bekleyen kayıtlar birbirinden ayrılıyor.

Ailelerin ihtiyaç durumu takip edilebiliyor. Saha tespitleri dijital yapılabiliyor. Konum ve saha kayıtları tutulabiliyor. Ayni yardımlar kayıt altına alınabiliyor. Yayın izin belgeleri ailelerle ilişkilendirilebiliyor. Yardım geçmişi tek noktadan görülebiliyor. Kullanıcıların yaptığı işlemler kaydediliyor. Yetkilere göre bazı işlemler yalnızca belirli kullanıcılara açılıyor. Merkezi veriler yedeklenebiliyor. Yönetim ise genel durumu istatistik ekranından takip edebiliyor.

Ama bütün bunların arkasındaki temel fikir aslında çok basit:

18 günde nasıl bu noktaya geldi?

Projeye 19 Ağustos’ta başladım.

6 Eylül’de sistemi derneğin kullanımına teslim ettim.

Yani ilk formdan RC1 seviyesine gelmemiz yaklaşık 18 gün sürdü.

Fakat bu 18 gün içinde proje defalarca biçim değiştirdi.

1. 19 AğustosÖnce Saha Otomasyonu vardı.
2. Ardından aile arşivini otomasyona dönüştürme fikri geldi.
3. Sonra Saha ve Aile Otomasyonları birbirine bağlandı.
4. Web başvuruları eklendi.
5. Ret ve saha süreçleri ayrıldı.
6. Aynı kişinin farklı listelerde yanlışlıkla çoğalmasını engelleyen kontroller geliştirildi.
7. Yardım geçmişi yeniden yapılandırıldı.
8. Çocuk kayıtları, belgeler, konum verileri ve değerlendirme araçları aile kartına taşındı.
9. İstatistikler, kullanıcı rolleri, işlem kayıtları ve yedekleme mekanizmaları geldi.
10. Ardından performans sorunları başladı.
11. Sonra mobil uyum.
12. Sonra güvenlik.
13. 5 EylülRC1 seviyesine geldik.
14. 6 EylülSistemi derneğin kullanımına teslim ettim.

Bir noktadan sonra artık yeni özellik eklemekten çok mevcut sistemin davranışını düzeltmekle uğraşıyordum.

Sürüm numaraları da bu sürecin küçük bir günlüğüne dönüştü.

5.x serisine geldiğimizde mesele yalnızca yeni özellik eklemek değildi; performans, veri bütünlüğü, mobil kullanım, yetkilendirme, yedekleme ve güvenlik gibi başlıklar da sistemin önemli parçaları haline gelmişti.

Proje başlangıçta Google altyapısı üzerinde çalışan daha basit bir yapıydı. Zamanla arayüz, sunucu tarafı ve güvenlik katmanları birbirinden ayrılarak daha düzenli bir web uygulaması mimarisine dönüştü.

En yorucu taraf neydi?

İlk bakışta insan böyle bir projede en zor kısmın kod yazmak olduğunu düşünüyor.

Benim deneyimimde öyle olmadı.

En yorucu taraf iş kurallarını doğru kurmaktı.

• Aynı aile hem Yeni Başvurular listesinde hem Ret listesinde görünürse ne olacak?
• Daha önce saha yapılmış bir kişi yeniden web başvurusu gönderirse sistem ne yapmalı?
• Liste dışına alınmış bir aileyle reddedilmiş bir aile aynı şey mi?
• Sahadan gelen kayıt hangi anda “Değerlendirmede” statüsüne geçmeli?
• Bir aileyi sistemden silmek ile yalnızca aktif takipten çıkarmak arasındaki fark ne olmalı?
• Bir saha kaydına kim erişebilmeli?
• Bir karar değiştirildiğinde gerekçe tutulmalı mı?

Bunların hiçbiri yalnızca kod sorusu değil.

Bunlar derneğin çalışma biçimini yazılım diline tercüme etme soruları.

Ve yanlış cevap verdiğinizde kod teknik olarak kusursuz çalışsa bile sistem yanlış çalışıyor.

Bir başka zor alan performanstı.

Bazı aşamalarda giriş ekranının açılması 30–40 saniyeyi bulabiliyordu. Sistemin yalnızca “çalışıyor” olması bana yeterli gelmedi.

Veri yükleme yöntemlerini, sunucu çağrılarını ve arayüzün hangi veriyi ne zaman işleyeceğini tekrar tekrar elden geçirdim. Sonunda giriş sürelerini birkaç saniyelik seviyelere çekebildik.

Bir de insanı beklenmedik ölçüde yoran küçük hatalar var.

Bazen büyük sistemi kurmak, bu küçük ayrıntıları çözmekten daha kolaydı.

Bir akademisyen bu sistemi nasıl kodladı?

Bu projenin benim açımdan ayrıca ilginç bir tarafı var.

Ben yazılımcı değilim.

Akademisyenim.

Geçmişten gelen bir miktar kod bilgim vardı ama bu ölçekte bir sistemi geleneksel yöntemle tek başıma sıfırdan geliştirebilecek düzeyde profesyonel yazılım tecrübem yoktu.

İYİBİS büyük ölçüde yapay zekâ destekli bir geliştirme süreciyle ortaya çıktı.

Fakat bu ifade bazen yanlış anlaşılıyor.

Yapay zekâya “bir sosyal yardım sistemi yap” yazıp birkaç dakika sonra İYİBİS’i elde etmedim.

Tam tersine işin önemli bölümü benim için problemi tarif etmekti.

Yapay zekâ kod üretim hızını olağanüstü artırdı.

Ama ne yapılacağını bilmek, ortaya çıkan sistemin gerçek hayattaki ihtiyaca uyup uymadığını değerlendirmek ve “bu böyle olmamalı” diyebilmek hâlâ insana ait.

İYİBİS bana bu açıdan da oldukça öğretici bir deneyim yaşattı.

Bence yapay zekânın önümüzdeki yıllarda yaratacağı önemli değişimlerden biri tam olarak bu olacak.

Yazılım geliştirmek ortadan kalkmayacak.

Ama yazılım üretmenin giriş bariyeri ciddi biçimde düşecek.

Sonunda ortaya çıkan şey

İYİBİS’e dönüp baktığımda en çok hoşuma giden taraf sistemde kaç ekran veya kaç fonksiyon olduğu değil.

Başlangıç noktasıyla bitiş noktası arasındaki mesafe.

19 Ağustos’ta mesele şuydu:

“Sahada kullandığımız kâğıt formları dijitale taşıyabilir miyiz?”

18 gün sonra elimizde vatandaş başvurusunu alan, başvuruyu yönetime taşıyan, gerektiğinde sahaya gönderen, saha raporunu geri alan, aile hakkında karar veren, aile arşivini yöneten, yardım ve belge geçmişini tutan, kullanıcı yetkilerini ve yedeklerini yöneten bütünleşik bir sistem vardı.

Üstelik hazır bir yazılım alıp derneğin çalışma biçimini ona uydurmadık.

Tam tersini yaptık.

Yazılımı derneğin çalışma biçimine göre kurduk.

Bu nedenle İYİBİS’i, kendi açımdan Gaziantep İyilik Hareketi’ne sunduğum büyük bir dijital katkı olarak görüyorum.

Dışarıdan yaptırılması halinde ciddi bir maliyeti olabilecek, kurumun çalışma biçimine göre özelleştirilmiş bir sistem ortaya çıktı.

Şimdi sistemi derneğin kullanımına teslim ettim.

Elbette yaşayan her yazılım gibi ileride hata düzeltmeleri veya küçük geliştirmeler gerektirecektir.

Ama geliştirme macerasının benim açımdan ana bölümü burada sona erdi.

Ve dönüp baktığımda bu 18 günün en güzel tarafı şu:

Sanırım İYİBİS’in hikâyesini en doğru özetleyen cümle de bu.

Not: Bu yazı İYİBİS’in geliştirilme hikâyesini ve genel çalışma mantığını anlatmaktadır. Yazılımın kaynak kodları, güvenlik yapısına ilişkin uygulama ayrıntıları ve gerçek kullanıcı verileri yayımlanmamıştır. Ekran görüntülerindeki kişi ve başvuru bilgileri temsili DEMO verileridir.